Многие владельцы оргтехники не придают внимания процедуре её регулярного обслуживания, считая проведение профилактических мероприятий лишней тратой времени и денег. Однако именно такой подход часто приводит к тому, что оргтехника, которая ещё вчера была полностью работоспособной, сегодня начала «капризничать» или вовсе вышла из строя. Результатом же мнимой экономии становится нарушение нормальной работы всего офиса, приобретение новой оргтехники или её дорогостоящий ремонт.
Важность проведения своевременного обслуживания оргтехники объясняется особенностями устройства и эксплуатации последней. Внутри оргтехники содержится большое количество находящихся в движении деталей, которые подвергаются постепенному износу. Как правило, в течение всего гарантийного срока современная оргтехника способна беспроблемно функционировать даже с учётом достаточно высокой нагрузки, однако это не означает отсутствие износа отдельных её деталей.
После окончания срока гарантии износ многих узлов начинает ускоряться, особенно это касается постоянно движущихся деталей оргтехники, например, механизмов подачи бумаги МФУ, факсов и принтеров. В то же время, указанный процесс износа может быть существенно замедлен с помощью проведения ряда профилактических процедур, позволяющих значительно увеличить срок беспроблемной эксплуатации оргтехники и избежать сложного и дорогостоящего ремонта.
Важнейшим этапом обслуживания оргтехники является периодическое вскрытие корпуса и проведение визуального осмотра всех имеющихся деталей, узлов и схем. Применение для этих целей специального оборудования, имеющегося в наличии у профессиональных ремонтников, значительно упрощает и увеличивает эффективность процесса осмотра и диагностики.
Одной из самых распространённых причин, приводящих к поломкам оргтехники, является запыление важнейших внутренних областей изделия. Притягиванию пыли способствует возникновение внутри любой работающей оргтехники слабого электромагнитного поля. Кроме того, постоянными спутниками эксплуатируемой оргтехники являются такие виды загрязнений, как бумажная пыль, частицы тонера, капли чернил, клочки бумаги и попадающие внутрь корпуса посторонние мелкие предметы.
Наличие большого количество загрязнений неизбежно приводит к серьёзной поломке оргтехники в результате её перегрева или короткого замыкания, к увеличению износа движущихся деталей, а также к значительному ухудшению качества печати. Поэтому важнейшей задачей профилактического обслуживания является удаление всех загрязнений. При этом самостоятельная очистка оргтехники не всегда возможна: для доступа к важным, но труднодоступным местам без повреждения плат и мелких рабочих деталей необходимо использовать специальный набор инструментов.
Сервисное обслуживание включает и такую необходимую для некоторых типов оргтехники операцию, как смазка отдельных узлов по технологической карте производителя. А регулярная диагностика внутренних деталей оргтехники позволяет своевременно заменить их на новые, не дожидаясь окончательной поломки. Таким образом, своевременное обслуживание оргтехники позволяет существенно увеличить срок эксплуатации последней, избавить от таких проблем, как застревание бумаги, перерасход чернил или тонера, получения некачественных копий, а также избежать сложного ремонта, стоимость которого может быть соизмеримой со стоимостью приобретения новой оргтехники.